Donaciones
Procedimiento de donaciones
Queremos mantenerles debidamente informados a través de este medio, acerca de los temas en los cuales la Fundación Seguros Caracas enfoca su acción y los requisitos necesarios para la tramitación de las solicitudes de donación.
Todo ello con el objetivo de darle un uso más eficiente a los recursos y tiempo tanto de la Fundación como de ustedes y así poder atender con diligencia sus planteamientos.
Aquí podrá conocer la Política de Donaciones así como la Ficha e Registro de Solicitudes. Los invitamos a leerlas con detenimiento para estar en completo conocimiento de los términos y condiciones necesarios y con ello hacer un uso más eficiente de este recurso.
La Fundación Seguros Caracas enfoca sus programas y actividades en 2 temas clave de la salud pública: Diabetes y Seguridad Vial. Privilegiamos solicitudes dirigidas a iniciar o fortalecer iniciativas relacionadas con estos asuntos, desde las diferentes perspectivas que cada organización desarrolle, especialmente en las siguientes líneas de actuación: prevención, atención, formación, investigación y/o coordinación.
Procedimiento para tramitación de solicitudes de donaciones
Consideraciones Generales
Todas las solicitudes de donación recibidas por Seguros Caracas serán remitidas a la Fundación para que con base a los criterios definidos en este procedimiento se decida su aprobación o rechazo.
La instancia a cargo de aprobación o rechazo de las solicitudes de donación será el Comité Ejecutivo de la Fundación el cual está constituido por su presidente, vicepresidente y gerente general.
No se aprobarán donaciones para:
- Personas naturales a menos que la solicitud sea aprobada unánimemente por el Comité Ejecutivo de la Fundación
- Organizaciones con menos de 2 años de constituidas
- Organizaciones políticas
- Reducción o liquidación de deudas
- Fundaciones u organizaciones que hagan donaciones
Recepción de solicitudes
Toda solicitud de donación hecha a Seguros Caracas debe contener la siguiente información:
• Identificación de la organización y del solicitante (incluyendo dirección y persona a contactar)
• Objeto de la solicitud (detallando tipo de actividad y monto solicitado)
• Fecha de la solicitud
• Copia del acta constitutiva y estatutos registrados
• Calificación de exención del impuesto sobre la renta emitida por el Seniat
• Copia de cédula de identidad del representante de la organización
• Copia del Rif de la organización
Todas las solicitudes de donación que se reciben en la empresa deben enviarse a la Fundación, donde se registrarán en una base de datos.
Análisis de solicitudes recibidas
Las solicitudes recibidas serán revisadas por la Fundación para recomendar al Comité Ejecutivo de la Fundación el curso de acción correspondiente. Dicha revisión incluye:
- Monto solicitado;
- Destino y objetivo del financiamiento;
- Verificación de documentos requeridos;
Todas las solicitudes deben venir acompañadas de presupuestos comerciales actualizados en caso de solicitar equipos; y/o presupuesto detallado en caso de requerir los fondos para la realización de programas o prestación de servicios determinados.
Para completar la información de la solicitud, la Fundación podrá: comunicarse telefónicamente con los solicitantes; realizar reuniones con solicitantes; y visitar la sede del solicitante.
Selección y tramitación de solicitudes
La Fundación preparará ficha informativa (Anexo 1) registrando las características básicas de la solicitud: solicitante, objeto de la solicitud y monto requerido, la cual se presentará al Comité Ejecutivo de la Fundación para la decisión correspondiente.
En caso que la solicitud sea aprobada, la Fundación se hará cargo de los trámites administrativos para el pago de la donación con cargo al presupuesto de Seguros Caracas y con el apoyo de las instancias administrativas de la empresa.
La Fundación también debe dar respuesta a las solicitudes rechazadas explicando las razones que motivaron tal decisión.
Otorgamiento de solicitudes de donación aprobadas
Cuando una solicitud de donación es aprobada se inicia el proceso administrativo financiero del otorgamiento de la donación el cual no debe exceder los 30 días continuos.
La Fundación llevará un registro e incluirá en la base de datos el proceso de otorgamiento formal, pagos y finiquito de la donación. En caso de que sea necesario, y a petición de la unidad a cargo de la gestión administrativa financiera de la donación aprobada, la Fundación podrá solicitar información o recaudos adicionales al beneficiario de la donación.
Para el correcto seguimiento a las solicitudes aprobadas, la Fundación preparará un informe semestral del estatus de las donaciones otorgadas por la Empresa.